Beroeps- en klachtenprocedure:

Beroepsprocedure:

Na minstens tweemaal niet slagen voor het praktijkexamen kunt u in beroep gaan tegen de genomen beslissing van het laatste praktijkexamen. Stuur binnen de 15 dagen na het ontvangst van het examenresultaat een aangetekend verzoekschrift naar de Vlaamse Vaarschool:

Vlaamse Vaarschool – VYN Nieuwpoort
Watersportlaan 11
8620 Nieuwpoort
058 23 52 32
info@vlaamsevaarschool.be

Vermeld onderstaande gegevens van de persoon die beroep aantekent:

naam
voornaam
geboortedatum
handtekening
adres
telefoonnummer
e-mailadres
waar het examen werd afgenomen
aantal keer dat het praktijkexamen werd afgelegd.

Het verzoekschrift moet argumenten en een beschrijving bevatten van de feiten die betrekking hebben op de personen en de omstandigheden van de plaats, de tijd en de procedure van het laatste examen dat werd afgelegd.

De poststempel geldt als datum van het beroep. De directie onderzoekt of de beslissing waarmee u niet akkoord gaat in overeenstemming is met de regelgeving en met de beginselen van behoorlijk bestuur. De directie neemt een beslissing binnen een ordetermijn van 15 kalenderdagen (een ordetermijn is een richtgevende termijn waaraan geen sancties verbonden zijn). Hierna volgt:

uw beroep wordt gemotiveerd afgewezen;
de beslissing van de hoofdexaminator wordt gemotiveerd vernietigd.

Als de directie beslist om een beslissing te vernietigen, kan hij de hoofdexaminator verplichten een nieuwe beslissing te nemen. De directie kan niet zelf, in de plaats van de examinator of hoofdexaminator, een examenuitslag nemen.

De records van eventuele beroepen moeten bijgehouden worden voor een periode van minstens 5 jaar. De ingediende beroepen worden met het nodige respect en de nodige discretie op een correcte manier afgehandeld.

Besluit

Indien u niet akkoord gaat met een examenuitslag beschikt u over de mogelijkheid om beroep aan te tekenen bij de overheid, Werkgroep Examens FOD mobiliteit. U dient echter steeds eerst de interne beroepsprocedure te doorlopen. De beroepsprocedure is onderworpen aan zeer strikte vormvoorschriften.

Klachtenprocedure:

Algemeen:

Als u een klacht heeft over het praktijkexamen kunt u volgende stappen ondernemen:

Bespreek de klacht eerst met de hoofdexaminator.
Bespreek de klacht met een medewerker van de Vlaamse Vaarschool als u geen oplossing vindt met de hoofdexaminator.
Start de klachtenprocedure op (zie bijlage)

*Om nodeloze formalisering te voorkomen, moet maximaal gestreefd worden naar een informele afhandeling van een vraag, opmerking of een klacht. Het is vaak mogelijk dat de aanklager enkel een rechtzetting of tegemoetkoming van de betrokken medewerker wenst te bekomen, die door een relatief kleine inspanning kan verleend worden. Elke deelnemer kan zich bij het secretariaat melden voor vragen of problemen waarmee hij tijdens zijn band met de Vlaamse Vaarschool te maken heeft. Vaak kan hier het probleem opgelost worden en hoeft het niet tot een formele afhandeling te komen.

Klachtenprocedure

1. Definitie van klacht

Er is sprake van een klacht indien een deelnemer uiting geeft aan zijn ontevredenheid over een verrichte handeling, prestatie of dienstverlening van de Vlaamse Vaarschool of gesteld door een personeelslid/examinator van de school in de uitvoering van zijn opdracht.

2. Hoe een formele klacht indienen

Een formele klacht moet schriftelijke (brief, e-mail) ingediend worden t.a.v. de manager van de Vlaamse Vaarschool. Een formele klacht m.b.t. de handelswijze van de manager van de Vlaamse Vaarschool moet schriftelijk worden ingediend t.a.v. de directie van de Vlaamse Yachthaven Nieuwpoort.

De klacht vermeldt duidelijk:

de identiteit en het adres van de aanklager
Een omschrijving van de feiten waarover de klacht gaat
Elke klacht wordt geklasseerd en 2 jaar bewaard.

3. Ontvankelijkheid van de klacht

De manager bevestigt schriftelijk (brief, email) de ontvangst van de klacht binnen de 10 werkdagen. Indien de klacht ontvankelijk is, wordt informatie versterkt over de verder klachtenprocedure. Indien de klacht niet ontvankelijk is wordt de klager op de hoogte gebracht van de motivatie dienaangaande. De klacht is ontvankelijk indien voldaan wordt aan de punten vermeld onder punt 2.

Volgende klachten zijn niet ontvankelijk:

Algemene klachten over de regelgeving en procedures op (boven)lokaal niveau
Klachten over feiten waarover eerder een klacht is ingediend die al correct werd behandelend.
Klachten die kennelijk ongegrond zijn
Klachten waarbij de klager geen belang kan aantonen: bij gegronde twijfel dient de Vlaamse Vaarschool de betrokkene te vragen zijn/haar belang aan te tonen

4. Klachtenonderzoek

Actie 1 De gewone afhandelingsprocedure

Samen met de ontvangstmelding van een ontvankelijke klacht meldt de manager aan de klager dat de klacht wordt onderzocht. Dit onderzoek gebeurt door de manager en houdt in dat met de betrokken partijen de situatie wordt geanalyseerd. Deze analyse resulteert in een conclusie en eventuele acties die in een gesprek met de aanklager worden voorgelegd. Op dit gesprek kan, naast de manager ook de betrokken medewerker aanwezig zijn.

De manager zorg nadien voor een schriftelijk verslag van de conclusies en/of voorstellen en vermeldt de eventuele stappen die gezet worden om de zaak zo goed mogelijk te herstellen of recht te zetten. Dit verslag wordt aan de aanklager bezorgt. Indien de beide partijen zich kunnen vinden in de conclusies en/of voorstellen wordt de klacht als afgehandeld beschouwd. Indien de aanklager niet akkoord gaat met het resultaat dan wordt hij in vermeld schrijven eveneens op de hoogte gesteld van de mogelijkheid, inclusief de praktische modaliteiten om beroep in te stellen bij de interne klachtencommissie. Binnen de gewone afhandelingsprocedure wordt de klacht afgehandeld binnen de 45 kalenderdagen na ontvangst van de klacht.

Actie 2. Beroepsprocedure via een interne klachtencommissie*

Indien de klager zich niet akkoord kan verklaren met de bevindingen van de klachtenbehandeling heeft hij het recht om contact op te nemen met de voorzitter van de interne klachtencommissie. Dit dient te gebeuren bij aangetekend schrijven en uiterlijk 30 kalenderdagen na ontvangst van het schrijven betreffende de bevindingen op basis van de gewone afhandelingsprocedure. De directie van Vlaamse Yachthaven Nieuwpoort treedt op als voorzitter van de interne klachtencommissie.

Een formele klacht ingediend t.o.v. de manager van het praktijktestcentrum wordt eveneens behandeld door de klachtencommissie. De voorzitter bevestigt schriftelijk de ontvangst van de klacht en geeft informatie over de verdere wijze van afhandeling en brengt de betrokken medewerker op de hoogte.

De klachtencommissie onderzoekt de klacht en bespreekt deze expliciet met de betrokken medewerker, die zich kan laten bijstaan door een vertrouwenspersoon. De aanklager wordt eveneens de kans geboden om gehoord te worden, al dan niet bijgestaan door een vertrouwenspersoon.

De voorzitter van de klachtencommissie stelt de aanklager d.m.v. een schrijven in kennis van de bevindingen van het onderzoek, motiveert daarbij de eindbevinding en vermeldt de eventuele stappen die gezet worden om de zaak zo goed mogelijk te herstellen of recht te zetten.

Indien beide partijen zich kunnen vinden in de conclusies en/of voorstellen wordt de klacht als afgehandeld beschouwd.

Actie 3. Externe beroepsprocedure

Indien na het doorlopen van de interne beroepsprocedure één van de beide partijen niet instemt met de bevindingen en de voorstellen, wordt verwezen naar de gewone burgerlijke rechtbank